Hotel konferencyjny czy centrum konferencyjne w mieście?

Dwa obiekty z podobną salą na 150 osób mogą mieć możliwość przygotowania dwóch różnych typów eventów Podmiejski hotel konferencyjny z własnym parkingiem i centrum konferencyjne w ścisłym centrum miasta różnią się nie tylko ceną, lecz także tym, co dzieje się w przerwach, o której uczestnicy wychodzą i ilu z nich zostanie do końca wydarzenia. To sprawia, że decyzję o wyborze warto podjąć na podstawie charakteru eventu, a nie wyłącznie cenie za wynajem obiektu.

Hotel konferencyjny a centrum konferencyjne – różnice

Centrum konferencyjne w mieście to zwykle obiekt wyspecjalizowany: kilka sal o różnej wielkości, profejsnonalne wysokiej jakości zaplecze techniczne, doświadczona obsługa i lokalizacja przy węzłach komunikacyjnych. Noclegi i catering pozostają po stronie organizatora – trzeba je zamówić osobno u zewnętrznych dostawców.

Hotel konferencyjny działa inaczej – sala, restauracja, pokoje, parking i często strefa chillout znajdują się w jednym kompleksie, a całą organizację wydarzenia koordynuje jedna osoba. W zamian obiekt bywa położony dalej od centrum, a wybór dostawców jest ograniczony do tego, co hotel ma w ofercie. To jedna z największych różnic, która ma bardzo duży wpływ na decyzję.

Kiedy lepiej wybrać hotel konferencyjny, a kiedy centrum konferencyjne?

Im dłuższe wydarzenie i im dalej mieszkają uczestnicy, tym lepszym wyborem będzie obiekt z odpowiednią liczbą noclegów.

Hotel konferencyjny sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy:

• wydarzenie trwa co najmniej dwa dni – uczestnicy nie tracą czasu na dojazdy między salą, hotelem i restauracją,
• grupa jest rozproszona geograficznie – zjazd regionalnych przedstawicieli, spotkanie partnerów, szkolenie dla pracowników oddziałów,
• w programie ważnym punktem jest integracja – kolacja, wieczorne rozmowy w lobby i wspólne śniadanie są dobrą metodą na budowanie dobrych relacji wewnątrz zespołów,
• zależy Ci na miejscu sprzyjającym koncentracji uczestników eventu – z dala od biur i miejskich rozrywek frekwencja w sesjach popołudniowych bywa wyraźnie wyższa,
• chcesz uprościć rozliczenia – jedna umowa i jedna faktura zamiast kilku od różnych usługodawców.

Przy grupie kilkudziesięciu osób koordynowanie sali, dwóch cateringów, transportu i rezerwacji noclegów w różnych miejscach zajmuje kilkadziesiąt godzin pracy. W obiekcie, który jest kompleksowo wyposażony i specjalizuje się w organizacji tego typu wydarzeń, wszystkie kwestie organizacyjne przejmuje koordynator.

Kiedy lepiej wybrać centrum konferencyjne w mieście, a kiedy hotel pod miastem?

Wydarzenia jednodniowe dla lokalnych uczestników wyglądają inaczej niż kilkudniowe konferencje. Jeśli 80 procent gości pracuje w promieniu kilkunastu kilometrów, nocleg nie jest potrzebny, a dostępność komunikacyjna staje się najważniejszym kryterium. Obiekt w centrum, blisko dworca i przystanków, to mniej spóźnień i wyższa deklarowana obecność. Uczestnicy mogą dojechać rano i wrócić do domu wieczorem, bez brania dnia wolnego. Ma to duże znaczenie przy konferencjach branżowych, spotkaniach dla klientów i wydarzeniach otwartych, na które ktoś przyjeżdża tylko na jedną prelekcję.

Miejskie centra konferencyjne zwykle mają też wyższej jakości sprzęt audio-wideo w standardowym wyposażeniu, większe foyer na stoiska partnerów i większą elastyczność w doborze cateringu. Kiedy wydarzenie ma prestiżowy charakter i duże znaczenie wizerunkowe, reprezentacyjna lokalizacja sama w sobie jest częścią komunikacji.

Koszt – co najczęściej należy porównać?

Zestawianie samych stawek za wynajem sali często prowadzi do błędnych wniosków. Porównuj całkowity koszt na uczestnika, uwzględniając:

• wynajem sali głównie i sal dodatkowych,
• catering – przerwy kawowe, lunch, kolację,
• noclegi ze śniadaniem, jeśli są potrzebne,
• technikę i obsługę techniczną, także w godzinach nadliczbowych,
• parking oraz ewentualny transport grupowy,
• czas pracy Twojego zespołu.

Data również wpływa na budżet. Od maja do czerwca oraz od września do października ceny są najwyższe, a najlepsze terminy rezerwowane cztery do sześciu miesięcy wcześniej. W styczniu, lutym i lipcu łatwiej wynegocjować rabat lub dodatkową salę bez dodatkowych kosztów. Wybierając między hotelem a centrum konferencyjnym, zawsze bierz pod uwagę nie tylko specyfikę i wielkość wydarzenia, lecz także potrzeby uczestników. Jako podsumowanie naszych wniosków, przygotowaliśmy tabelę z poszczególnymi kryteriami.